Co to jest wirtualna kasa fiskalna?

Kasy fiskalne, nazywane kasami wirtualnymi w ustawodawstwie zostały określone jako kasy rejestrujące mające postać oprogramowania. Kasy wirtualne spełniają te same funkcje co kasy typu online, jednak posiadają wyłącznie postać oprogramowania. Oznacza to, że mogą być instalowane na różnych typach urządzeń, które producent oprogramowania przewidział do zainstalowania i pracy swojej kasy wirtualnej.

Wirtualna kasa fiskalna jest kasą rejestrującą, która ma postać aplikacji zainstalowanej na urządzeniu takim jak terminal płatniczy, smartfon, tablet, laptop lub innym. Z aplikacją kasy wirtualnej musi współdziałać drukarka, która pozwala na ewentualny wydruk paragonów. Aby kasa mogła spełniać swoje funkcje urządzenie, na którym jest zainstalowana musi posiadać dostęp do internetu.
Możliwość stosowania wirtualnych kas fiskalnych w Polsce wynika z art. 111b ustawy o VAT i następujących rozporządzeń:

rozporządzenie Ministra Finansów z 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania – Dz. U. z 2020 roku poz. 957

rozporządzenie Ministra Finansów z 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania – Dz. U. z 2020 roku poz. 965

zmiana wynikająca z Dz. U. z 2022 roku poz. 619

Kasy wirtualne stanowią alternatywę dla obecnie użytkowanych kas rejestrujących, a ich stosowanie pozwala na zmniejszenie kosztów wywiązywania się podatników z obowiązku ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz usprawnienie procesu rejestracji i kontroli sprzedaży detalicznej w czasie rzeczywistym.

Pod względem funkcjonalnym kasy wirtualne, tak samo jak kasy online, są wyposażone w funkcje umożliwiające emisję paragonów i raportów fiskalnych. Umożliwiają zapis i przekazywanie danych o transakcjach i zdarzeniach mających znaczenie dla pracy kas do systemu teleinformatycznego Centralnego Repozytorium Kas.

Można więc powiedzieć, że każda kasa wirtualna jest kasą typu online. Są to rozwiązania równoważne pod względem spełnianych funkcji i zastosowania przez podatnika. Nie każdy jednak podatnik może dziś korzystać z wygodnego rozwiązania jakim są kasy w postaci oprogramowania.
Ustawodawca w odrębny sposób reguluje grupy podatników, które mogą stosować lub są zobligowane do stosowania kas wirtualnych oraz kas online.
Na dzień dzisiejszy kasy wirtualne są dopuszczone tylko do wybranych gałęzi handlu, jak np. gastronomia, usługi zakwaterowania czy transport osobowy.