FAQ
Kasy fiskalne, nazywane kasami wirtualnymi w ustawodawstwie zostały określone jako kasy rejestrujące mające postać oprogramowania. Kasy wirtualne spełniają te same funkcje co kasy typu online, jednak posiadają wyłącznie postać oprogramowania. Oznacza to, że mogą być instalowane na różnych typach urządzeń, które producent oprogramowania przewidział do zainstalowania i pracy swojej kasy wirtualnej.
Wirtualna kasa fiskalna jest kasą rejestrującą, która ma postać aplikacji zainstalowanej na urządzeniu takim jak terminal płatniczy, smartfon, tablet, laptop lub innym. Z aplikacją kasy wirtualnej musi współdziałać drukarka, która pozwala na ewentualny wydruk paragonów. Aby kasa mogła spełniać swoje funkcje urządzenie, na którym jest zainstalowana musi posiadać dostęp do internetu.
Możliwość stosowania wirtualnych kas fiskalnych w Polsce wynika z art. 111b ustawy o VAT i następujących rozporządzeń:
zmiana wynikająca z Dz. U. z 2022 roku poz. 619
Kasy wirtualne stanowią alternatywę dla obecnie użytkowanych kas rejestrujących, a ich stosowanie pozwala na zmniejszenie kosztów wywiązywania się podatników z obowiązku ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz usprawnienie procesu rejestracji i kontroli sprzedaży detalicznej w czasie rzeczywistym.
Pod względem funkcjonalnym kasy wirtualne, tak samo jak kasy online, są wyposażone w funkcje umożliwiające emisję paragonów i raportów fiskalnych. Umożliwiają zapis i przekazywanie danych o transakcjach i zdarzeniach mających znaczenie dla pracy kas do systemu teleinformatycznego Centralnego Repozytorium Kas.
Można więc powiedzieć, że każda kasa wirtualna jest kasą typu online. Są to rozwiązania równoważne pod względem spełnianych funkcji i zastosowania przez podatnika. Nie każdy jednak podatnik może dziś korzystać z wygodnego rozwiązania jakim są kasy w postaci oprogramowania.
Ustawodawca w odrębny sposób reguluje grupy podatników, które mogą stosować lub są zobligowane do stosowania kas wirtualnych oraz kas online.
Na dzień dzisiejszy kasy wirtualne są dopuszczone tylko do wybranych gałęzi handlu, jak np. gastronomia, usługi zakwaterowania czy transport osobowy.
Tak, spółka XPAY otrzymała już homologację Głównego Urzędu Miar na kasę fiskalną w formie oprogramowania. Decyzja Prezesa potwierdza, że XKASA spełnia wszystkie wymagania prawa i jest dopuszczona do użycia w branżach, w których stosuje się tzw. kasy wirtualne.
Informację o wydanym potwierdzeniu dla XKASY znajdziesz tutaj.
XKASA jest na polskim rynku pierwszą kasą, która oferuje tak szerokie możliwości zastosowania. Może być zainstalowana na większości popularnych urządzeń z systemem Android z uwzględnieniem większości nowoczesnych terminali płatniczych.
Kasa spełnia wszystkie wymagania techniczne, które zostały określone dla kasy w postaci oprogramowania w odpowiednim rozporządzeniu:
oraz w ustawie o podatku od towarów i usług – Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535 z późn. zm..
Przepisy nie wymagają, aby użytkownik kasy w postaci oprogramowania korzystał z usług dedykowanego serwisu kas fiskalnych.
Kasy wirtualne są zatem rozwiązaniem bardzo wygodnym i elastycznym, a ich użytkownicy nie muszą ponosić dodatkowych kosztów na okresowe przeglądy lub na inne płatne operacje wykonywane przez serwis.
W zamian za to użytkownik musi pamiętać o obowiązkach związanych z obsługą i ochroną urządzenia, na którym są zapisane dany kasy .
Czynności, które musi wykonać użytkownik kasy XPAY są zredukowane do minimum. Uruchomienie kasy XPAY jest automatyczne i natychmiastowe po jej zainstalowaniu i aktywowaniu licencji. Przesyłanie danych do Centralnego Rejestru Kas odbywa się automatycznie od momentu zafiskalizowania kasy. Użytkownik rozpoczynając pracę na kasie nie musi dokonywać żadnych zgłoszeń. Jedyną czynnością formalną, którą musi wykonać użytkownik kasy jest zgłoszenie zakończenia pracy kasy do swojego urzędu skarbowego.
Stosując kasę XPAY wystarczy jedno urządzenie.
Możesz korzystać z kasy zainstalowanej na terminalu płatniczym dostarczanym przez Twojego dostawcę płatności bezgotówkowych lub samodzielnie zainstalować wszystko na swoim telefonie: kasę do wystawiania paragonów oraz oprogramowanie typu SoftPOS do pobierania płatności.
Kasa, zgodnie z przepisami od momentu zafiskalizowania jest związana nierozerwalnie z urządzeniem.
Użytkownik może jednak w każdej chwili zakończyć pracę kasy i usunąć ją z urządzenia, a następnie zainstalować nową kasę na nowym urządzeniu.
W tym celu należy wykonać na kasie raport rozliczeniowy, odczytać dane kasy, zapisać je na trwałym nośniku oraz zgłosić zamknięcie kasy do właściwego urzędu skarbowego. Po wykonaniu tych czynności dane kasy mogą zostać usunięte z urządzenia, a kasa odinstalowana.
Tak, w czasie użytkowania kasy nie możesz usunąć danych aplikacji ani odinstalować kasy z urządzenia. Jeżeli to zrobisz, kasa zostanie zablokowana i będziesz musiał zgłosić utratę kasy do właściwego urzędu skarbowego.
Urządzenie, na którym zainstalowana jest kasa powinno pozostawać w dyspozycji podatnika dopóki kasa jest w trybie fiskalnym, tj. takim, w którym możliwe jest wystawianie paragonów: od momentu zafiskalizowania do zakończenia pracy kasy. W tym czasie podatnik ma także obowiązek udostępnić to urządzenie na żądanie uprawnionych służb fiskalnych.
Powinieneś wykonać na kasie raport rozliczeniowy i zapisać dane kasy na trwałym nośniku, a także złożyć w swoim urzędzie skarbowym „WNIOSEK O WYREJESTROWANIE KASY REJESTRUJĄCEJ MAJĄCEJ POSTAĆ OPROGRAMOWANIA Z EWIDENCJI KAS”, którego wzór jest zamieszczony jako załącznik nr 4 do rozporządzenia:
Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania w §1 zawęża podatników, którzy mogą wykorzystywać oprogramowanie w swojej działalności.
Na dzień dzisiejszy są to następujące rodzaje działalności:
Przewóz osób samochodem osobowym, w tym taksówką (z wyjątkiem przewozu okazjonalnego)
Wynajem samochodów osobowych z kierowcą – PKWiU 49.32.12.0
Usługi związane z przeprowadzkami, które świadczą na rzecz gospodarstw domowych – PKWiU 49.42.11.0
Transport drogowy pasażerski – PKWiU 49.39.35.0, PKWiU 49.39.11.0 i PKWiU 49.31.21.0
Transport kolejowy pasażerski – PKWiU 49.31.10.0 i PKWiU 49.10
Transport pasażerski kolejkami linowymi naziemnymi, kolejkami linowymi i wyciągami narciarskimi – PKWiU 49.39.20.0
Transport morski pasażerski, promowy – PKWiU 50.10.11.0
Transport wodny śródlądowy pasażerski – PKWiU 50.30.11.0, PKWiU 50.30.13.0 i PKWiU 50.30.19.0
Transport lotniczy pasażerski – PKWiU 51.10.11.0 i PKWiU 51.10.12.0
Usługi hotelarskie – PKWiU 55.10
Usługi obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania – PKWiU 55.20
Usługi świadczone przez pola kempingowe (także pola dla pojazdów kempingowych) i pola namiotowe – PKWiU 55.30
Pozostałe usługi związane z zakwaterowaniem – PKWiU 55.90
Usługi restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych – PKWiU 56.10
Pozostałe usługi gastronomiczne – PKWiU 56.29
Usługi przygotowania i podawania napojów – PKWiU 56.30
Sprzedaż węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych
Catering – PKWiU 56.21
Transport morski i przybrzeżny pasażerski wycieczkowcami – PKWiU 50.10.12.0
Transport wodny śródlądowy pasażerski wycieczkowcami – PKWiU 50.30.12.0
Usługi mycia, czyszczenia samochodów i podobne usługi (PKWiU 45.20.30.0), w tym przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej).
Kasa obsługuje dowolną formę płatności, gotówkową lub bezgotówkową. Użycie danej metody płatności jest łatwe i intuicyjne. Kasa XPAY współpracuje z terminalami płatniczymi oraz z aplikacjami typu SoftPOS, dzięki czemu po wystawieniu paragonu aplikacja płatnicza zostanie wywołana automatycznie, a kwota do zapłaty zostanie przekazana do terminala albo aplikacji SoftPOS.
Czas pracy urządzenia mobilnego, podobnie jak np. w przypadku telefonu komórkowego jest zależny od typu urządzenia, stanu baterii oraz innych aplikacji wykorzystujących energię z baterii.
Kasa XPAY nie zwiększa w znaczący sposób zużycia baterii.
Kasa może wystawiać paragon zawierający NIP kupującego, który ma status faktury uproszczonej do kwoty 450 zł.
XPAY współpracuje z wieloma dostawcami oprogramowania sprzedażowego. Jeżeli Twojego oprogramowania nie ma na liście programów współpracujących z kasą XPAY, możesz zgłosić nam ten fakt a my postaramy się rozszerzyć zakres oferty.
Kasa może pracować na najbardziej popularnych terminalach płatniczych z systemem Android. Kasę na terminalu dostarcza dostawca płatności.
Samodzielnie możesz zainstalować kasę na urządzeniach z systemem Android w wersji powyżej 7.1, które spełniają dodatkowe wymagania bezpieczeństwa (np. nie zostały zrootowane).
Tak, kasa jest standardowo dostarczana z podstawowym programem sprzedaży.
– Z programem sprzedażowym wbudowanym w kasę lub dostarczonym przez innego dostawcę jeżeli został on dostosowany do wystawiania paragonów na kasie XPAY.
– Z terminalami płatniczymi poprzez standardowy protokół FROB w wersji 1.7.
– Z aplikacjami płatniczymi typu SoftPOS.
– Z drukarkami termicznymi.
– Z systemem producenta XPAY, który może przekazywać dane do aplikacji dostawcy np. do księgowości, banku…
Istnieje możliwość przesyłania raportów oraz dokumentów z kasy do systemów zewnętrznych, na przykład wprost do systemów księgowych. Dokumenty mogą być przesyłane bezpośrednio lub za pomocą dodatkowych usług oferowanych przez XPAY.
Tak, do kasy jest dostarczona instrukcja obsługi, w której oprócz sposobu prowadzenia sprzedaży na kasie są opisane obowiązki właściciela kasy związane z jej użytkowaniem.
Wszystkie paragony i raporty zapisywane są w postaci zaszyfrowanej w bazie danych na urządzeniu.
Kasa umożliwia wystawienie 1830 raportów dobowych, co wystarcza na około 5 lat pracy kasy. Ilość przestrzeni dostępnej dla kasy w urządzeniu, na którym jest zainstalowana może być zmienna i zależy od wielu czynników jak np. inne aplikacje zainstalowane na urządzeniu. Kasa kontroluje ilość dostępnego miejsca i pozwala na emisję kolejnych dokumentów tylko wtedy, gdy urządzenie dysponuje odpowiednią przestrzenią.
Typowo dla pracy kasy przez okres 5 lat przy wystawianiu 50 paragonów dziennie, na urządzeniu powinna być dostępna przestrzeń około 1 GB.
1. Zapewnienie podłączenia Kasy do Internetu
2. Zaprogramowanie stawek VAT w Kasie zgodnie odpowiednimi przepisami oraz właściwe przypisanie stawki do sprzedawanego towaru lub usługi.
3. Wykonanie fiskalizacji Kasy przed rozpoczęciem sprzedaży.
4. Rejestrowanie na kasie każdej transakcji sprzedaży towaru lub usługi.
6. Wystawianie dobowego raportu fiskalnego (wystarczy w postaci cyfrowej) po zakończeniu sprzedaży danego dnia – nie później jednak, niż przed rozpoczęciem sprzedaży dnia następnego.
7. Wydrukowanie miesięcznego raportu fiskalnego za każdy zakończony miesiąc.
8. Udostępnianie Kasy (wraz z urządzeniem, na którym jest zainstalowana) w celu kontroli jej pracy właściwym organom, na ich żądanie.
9. Przechowywanie numeru unikatowego Kasy, numeru seryjnego oraz numeru ewidencyjnego także poza urządzeniem, na którym zainstalowana jest kasa.
Wystawiając paragony możesz wybrać formę drukowaną na drukarce termicznej wbudowanej w urządzenie lub zewnętrznej dołączonej do kasy przez interfejs Bluetooth.
Możesz także przekazać klientowi paragon w formie elektronicznej (e-paragon).
Kasa wirtualna oferuje wiele zalet, które mogą przekonać do jej korzystania.
Oto najważniejsze z nich.
Łatwość prowadzenia biznesu, można mieć ją zawsze pod ręką i korzystać z niej w dowolnej sytuacji.
Przenośność i łatwość obsługi: Urządzenie, na którym jest zainstalowana kasa wirtualna jest lekkie, proste w obsłudze. Może to być po prostu terminal płatniczy, telefon komórkowy lub tablet.
Wielofunkcyjność: Kasa wirtualna posiada wiele praktycznych funkcji, takich jak dokonywanie płatności, czy wykonywanie raportów sprzedaży. To kompleksowe narzędzie, które ułatwia zarządzanie finansami firmy.
Niskie koszty: Korzystanie z kasy wirtualnej wiąże się z niższymi kosztami niż w przypadku tradycyjnych kas fiskalnych. Koszty obejmują głównie oprogramowanie, a nie kosztowne urządzenia, które wymagają regularnej wymiany.
Mobilność i prostota: Kasy wirtualne są mobilne i proste w użytkowaniu. Można je łatwo przenosić i korzystać z nich w różnych miejscach. To rozwiązanie, które zapewnia wygodę i elastyczność.
Bezpieczeństwo danych: Kasa wirtualna zapewnia bezpieczną ewidencję transakcji między przedsiębiorcą a konsumentem. Chroni dane przed utratą lub nieuprawnionym dostępem, co jest istotne dla ochrony informacji biznesowych.
Ekologiczność: Korzystanie z kasy wirtualnej przyczynia się do ochrony środowiska, ponieważ zmniejsza zużycie papieru na tradycyjne faktury i inne dokumenty. Kasa w postaci oprogramowania może pracować na urządzeniach spełniających jednocześnie inne funkcje, takich jak terminale płatnicze czy telefony. Takie rozwiązanie redukuje ilość produkowanych urządzeń, wpływając korzystnie na ślad węglowy.
To ekologiczne rozwiązanie, które wspiera zrównoważone praktyki biznesowe.
Nowy wymiar mobilności: Kasy wirtualne integrują narzędzia do realizacji transakcji w jednym urządzeniu. Na jednym urządzeniu możesz pobierać płatności bezgotówkowe, emitować paragony, wykonywać raporty fiskalne oraz analizować dane sprzedażowe. Dzięki ścisłej integracji kasy XPAY z systemami chmurowymi, możliwe jest tworzenie raportów i analiz niezależnie gdzie się w danej chwili znajdujesz, umożliwiając podejmowanie lepszych decyzji biznesowych.
Kasa wirtualna to innowacyjne rozwiązanie, które może zmienić procesy sprzedaży, eliminując potrzebę tradycyjnych kas fiskalnych.
Kasa działa na systemach Android od wersji 7.1.2 i wymaga przynajmniej 700MB wolnej przestrzeni na dysku.
Na jednym paragonie można sprzedać dowolną ilość towarów.
W takim przypadku należy zgłosić awarię kasy do urzędu skarbowego na formularzu „WNIOSEK O WYREJESTROWANIE KASY REJESTRUJĄCEJ MAJĄCEJ POSTAĆ OPROGRAMOWANIA Z EWIDENCJI KAS”, którego wzór jest zamieszczony jako załącznik nr 4 do rozporządzenia:
XPAY otrzymał homologację Głównego Urzędu Miar na kasę fiskalną w formie oprogramowania. Decyzja Prezesa potwierdza, że XKASA spełnia wszystkie wymagania prawa i jest dopuszczona do użycia w branżach, w których stosuje się tzw. kasy wirtualne.
Informację o wydanym potwierdzeniu dla XKASY znajdziesz tutaj.
Jest to pierwsza kasa na rynku, która oferuje tak szerokie możliwości zastosowania. Może być zainstalowana na większości popularnych urządzeń z systemem Android oraz działa na większości nowoczesnych terminali płatniczych.
XKASA posiada zintegrowaną aplikację sprzedażową, ale może także być używana z dowolnym specjalistycznym programem sprzedaży (POS). Wyróżnia ją wyjątkowa łatwość integracji z systemami sprzedażowymi, aplikacjami oraz terminalami płatniczymi, a także aplikacjami internetowymi. Integracja z dowolnym programem POS zazwyczaj zajmuje naszym Partnerom zaledwie kilka dni i nie wymaga znajomości skomplikowanych i trudnych w zastosowaniu protokołów komunikacyjnych, które są typowe dla drukarek fiskalnych.
Zachęcamy do współpracy.