Przepisy nie wymagają, aby użytkownik kasy w postaci oprogramowania korzystał z usług dedykowanego serwisu kas fiskalnych.
Kasy wirtualne są zatem rozwiązaniem bardzo wygodnym i elastycznym, a ich użytkownicy nie muszą ponosić dodatkowych kosztów na okresowe przeglądy lub na inne płatne operacje wykonywane przez serwis.
W zamian za to użytkownik musi pamiętać o obowiązkach związanych z obsługą i ochroną urządzenia, na którym są zapisane dany kasy .
Czynności, które musi wykonać użytkownik kasy XPAY są zredukowane do minimum. Uruchomienie kasy XPAY jest automatyczne i natychmiastowe po jej zainstalowaniu i aktywowaniu licencji. Przesyłanie danych do Centralnego Rejestru Kas odbywa się automatycznie od momentu zafiskalizowania kasy. Użytkownik rozpoczynając pracę na kasie nie musi dokonywać żadnych zgłoszeń. Jedyną czynnością formalną, którą musi wykonać użytkownik kasy jest zgłoszenie zakończenia pracy kasy do swojego urzędu skarbowego.